L'autenticazione di copia consiste nell'attestazione che la copia presentata è conforme al documento originale esibito.
L’autenticazione può essere effettuata, dietro esibizione del documento originale e della fotocopia integrale dell’atto stesso, dall’incaricato del Sindaco, dal notaio, dal cancelliere e dal segretario comunale. L’autentica può anche essere fatta:
• dal pubblico ufficiale che ha emesso il documento;
• dal pubblico ufficiale che detiene l’originale;
• dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento.
Se la copia del documento deve essere presentata ad una Pubblica Amministrazione, l’autenticazione può essere fatta direttamente dal responsabile del procedimento che la riceve. In tal caso, la copia conforme può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
Requisito necessario e indispensabile, affinché il funzionario incaricato proceda all'autenticazione della copia di un documento, è il fatto che tale copia sia conforme all'originale.
Di conseguenza, l'unico valido motivo che ha il funzionario incaricato per rifiutare l'autentica di un atto o documento è la mancata esibizione dell'originale; ulteriore conseguenza è il fatto che il funzionario incaricato, nella sua qualità di pubblico ufficiale, può e anzi, deve, rifiutare di autenticare un atto se crede di non avere elementi sufficienti per ritenere il documento esibito un vero atto "originale".
Cosa debba intendersi per atto originale è di norma relativamente facile, ma in alcune circostanze risulta difficile, se non impossibile, avere elementi sufficienti (es. la firma, un timbro, la scrittura manuale, ecc.). Nell’epoca dalla riproducibilità tecnica del documento, tali difficoltà si amplificano in quanto a volte è del tutto impossibile distinguere un originale da una copia.
Nell’impossibilità da parte del funzionario incaricato di effettuare un’autentica di copia, può essere adottata la soluzione prevista dall'art. 19 del DPR 445/2000: ovvero dovrà essere l'interessato a dichiarare, con apposita dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, che il documento allegato è conforme all'originale riprodotto da file o altro, a seconda dei casi, magari indicando l'ubicazione della banca dati da cui il file è riprodotto.
Tale forma di autentica deve essere accettata da tutti gli Enti pubblici a cui il documento autenticato è rivolto, in caso di rifiuto incorrono nelle pene previste dall’art.74 del d.P.R. n. 445/2000 (violazione dei doveri d’ufficio); i privati invece possono anche non accettarla.